inding and transparent supplier relationships are crucial for sustainable success in times of globalization, tariff debates, and compliance. However, managing these relationships is often chaotic and nontransparent, making it difficult to oversee contracts, services, and risks.
This is where SRM software comes into play, optimizing your processes, automating all workflows, and enabling data-driven decisions based on and considering the ISO 27001 guideline.
In this article, we show you how a qualified SRM tool helps you excellently manage your supplier relationships and support you in identifying the right providers according to your requirements through our software matching.
Wenn du dich bereits bestens mit dem Lieferantenmanagement auskennst, von unserem kostenlosen Matching-Service gehört hast und direkt den Auswahlprozess für ein Tool nach euren Kriterien starten möchtest, gibt es hier eine Abkürzung:
A strong supply chain needs strong partnerships! In times of global markets, increasing customer demands, and volatile economic conditions, efficient and strategic supplier relationship management (we’ll abbreviate it as SRM from now on) is indispensable. Those who only view their suppliers as cost factors, instead of partners, lose valuable opportunities to significantly positively influence their competitiveness.
Because the old mindset that suppliers and service providers must dance to the customer’s tune and always agree is obsolete in 2025. A good supplier relationship is just as essential as the customer relationship, which has been nurtured and maintained in a data-driven manner with CRM (Customer Relationship Management) for decades.
The SRM is thus the counterpart to CRM and helps you identify key suppliers, strategically manage them, and secure sustainable competitive advantages through genuine collaboration on equal footing. This, in turn, lowers costs in many areas, minimizes risks through quality improvements in the supply chain, and offers revenue opportunities in, for example, product development.
With structured processes and data transparency, it is possible for both purchasing and all other employees who have contact with suppliers to achieve faster processes and stronger collaboration with suppliers. The result: “He happily delivered” and optimized our business success.
SRM experienced its first aha moment during the Corona period: the global delivery problems at that time led to the realization that supplier relationships need to be managed better. And at the latest since the impacts and responsibility in many ESG areas, such as the Supply Chain Act (LkSG) or the upcoming CSDDD, SRM has moved into focus for many.
At the latest since AI automatically analyzes and optimizes many purchasing data, the cards on the software market have been reshuffled. Let’s start the selection process to find the right SRM software solution according to your criteria, with a market overview for Germany, Austria, and Switzerland.
The SRM tool and system provider market in the German-speaking region has developed very dynamically due to the topics mentioned in recent years. The relevant software listing portals now list over 100 SRM providers, which means that on the one hand, you have a diverse selection. On the other hand, you need to somehow filter to define your shortlist of relevant tools.
To help you better understand the general market structures, we categorize the SRM software providers into the following three types:
SRM Solutions for Individual Functions
These are usually more ‘tools’ than software. The functions focus on individual aspects of supplier management – such as risk assessment, performance, or sustainability.
Target group: SMEs or departments with clearly defined requirements
SRM Software Suite with Modules
All relevant functional solutions are flexibly structured: you choose the components you really need – e.g., supplier master data, onboarding, performance tracking, or contract management.
Target group: Medium-sized companies with growing SRM complexity
Integrated SRM Solution in Enterprise Suites
A suite covers, e.g., the entire procurement or supply chain process. It is usually primarily ERP or eProcurement solutions that offer SRM functions as additional modules.
Target group: Companies with high volume & complex procurement structure
So, to begin the SRM search, you should clarify how complex your supply chain is, which departments (e.g., purchasing, quality, legal) are involved, and what your short- and long-term goals are. From this, you can derive a realistic need and find the right solution in each category that fits your budget (more on the ROI later).
Die Begriffe Supplier Relationship Management (SRM) und Supply Chain Management (SCM) werden oft gleichgesetzt, bezeichnen allerdings (streng genommen) unterschiedliche Konzepte und damit auch Softwarearten und -funktionen.
Das SCM umfasst das Lieferantenmanagement umfasst ein breites Spektrum: Neben der Beziehungspflege gehören dazu unter anderem auch das Sammeln und Verwalten von Lieferantendaten, die Bewertung von Leistungen und ein ausführliches Risikomanagement. Das Lieferantenmanagement benötigt daher fortschrittliche Softwarelösungen, die umfassende Analysen ermöglichen. Diese modernen Tools bieten nicht nur Beziehungsmanagement, sondern auch Automatisierung und Risikobewertung an – ideal für mittelständische und große Unternehmen, die ihre Lieferketten insgesamt effizienter gestalten möchten.
SRM hingegen konzentriert sich primär auf die Beziehungspflege zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten. Es geht darum, Partnerschaften strategisch zu steuern und zu optimieren. SRM stellt ein bewährtes Konzept dar, das insbesondere von kleinen und mittelständischen Unternehmen genutzt wird, die vor allem Wert auf funktionale, praxisnahe Lösungen für ihre Lieferantenbeziehungen legen. Der Umfang einer geeigneten SRM-Software ist im Vergleich zu einem gesamtheitlichen Lieferantenmanagement-Tool entsprechend kleiner und überschaubarer, da nicht so viele Funktionen benötigt werden.
What we now know: Suppliers are more than just suppliers – they are strategic partners. A strong and well-maintained relationship with them can make the difference between smooth operations and costly problems. But in an increasingly complex and global economy, it’s no longer sufficient to manage supplier relationships manually. Manual work is often time-consuming, chaotic, and unclear. And this is where an SRM tool comes into play.
Specialized SRM software helps manage supplier relationships efficiently, create transparency, and build sustainable partnerships.
With a stronger relationship with suppliers, companies benefit from the following advantages:
Suppliers who know a company well and recognize the value of the partnership are much more than mere suppliers – they become strategic allies who play a crucial role when it comes to key competitive advantages. Through a good relationship with the company, suppliers are often more motivated to respond flexibly and to find a solution for all sides as quickly as possible, even in challenging situations. This responsiveness is a decisive competitive advantage. In time-critical or unexpected scenarios, it can make the difference between missed opportunities and a successful business deal. Companies that actively invest in building close supplier relationships benefit from shorter response times, greater flexibility, and collaborative partnerships based on mutual understanding and trust.
Practiced Supplier Relationship Management is based on openness and traceability. When your suppliers know precisely what requirements are set for them, how their performance is measured, and what criteria are crucial for successful collaboration, an environment of fairness and professionalism is created. Transparency means that all parties have clarity about performance metrics, quality standards, and expectations at all times. This allows suppliers to understand why certain standards are being applied. This openness creates trust instead of distrust – suppliers do not feel controlled but valued as partners who work together with companies towards long-term success. A qualified SRM tool contributes to creating this transparency by evaluating performance metrics, recording contracts, and helping to define clear standards.
A deep understanding of operational processes, production costs, and supply chain processes opens up the opportunity for you to identify saving potentials together with the supplier's know-how and operate more economically. This does not mean increasing price pressure or saving at the expense of quality – rather, it's about utilizing interfaces, optimizing processes, and achieving sustainable savings that benefit both parties. This is only possible when there is healthy and transparent communication between the company and the supplier, with both sides openly discussing their needs and potential hurdles.
A better relationship between suppliers and companies means that suppliers communicate potential problems more openly before they escalate. Supply bottlenecks, delays, or financial difficulties can have significant impacts on the entire supply chain. Through regular exchange and joint optimization of production processes, the risk of defects or insufficient deliveries accordingly decreases. Even in unforeseen issues like sudden market changes, companies with strong supplier relationships are more agile and resilient. Because closely connected partners can, for example, react faster to demand fluctuations and thus avoid bottlenecks or overstocks.
All this can of course also be achieved with manual methods. In comparison, however, SRM software offers a much more efficient solution to a strong and efficient relationship between companies and suppliers. It enables seamless, transparent communication, making it easier for both sides to respond quickly to changes and challenges in the supply chain.
Instead of lengthy manual processes and cumbersome communication, a qualified SRM tool ensures smoother collaboration, strengthens mutual trust, and fosters a strong partnership that pays off in the long run. In a world increasingly characterized by digital networking, an SRM solution is therefore more than just a practical tool—it is a crucial building block to remain flexible, agile, and future-proof as a company.
Eine SRM-Software ist der Schlüssel zu einer sicheren Partnerschaft zwischen Unternehmen und Lieferanten, die auf Vertrauen, Zusammenarbeit und gemeinsamen Erfolgen basiert. Eine qualifizierte Softwarelösung bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lieferanten zu optimieren und langfristige, strategische Partnerschaften zu fördern.
Zu den wichtigsten Funktionen eines SRM-Tools gehören:
Lieferantenbewertung und Leistungsanalyse
Die Lieferantenbewertung ist eine der zentralen Funktionen einer SRM-Software. Sie ermöglicht es, die Leistung der Lieferanten objektiv zu bewerten. Dies geht weit über die reine Überprüfung von Lieferzeiten und Produktqualität hinaus – SRM-Software berücksichtigt auch Faktoren wie Kundendienst, Innovationsfähigkeit, Nachhaltigkeitspraktiken und Flexibilität bei der Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen. Mit dieser ganzheitlichen Perspektive bewerten Unternehmen nicht nur den aktuellen Status ihrer Lieferanten, sondern schätzen auch deren Potenzial für zukünftige Entwicklungen und Partnerschaften ein. Die Transparenz, die durch diese Lieferantenbewertung geschaffen wird, ist ein wichtiger Faktor, um Vertrauen aufzubauen. Lieferanten wissen, dass ihre Leistung objektiv und fair gemessen wird, was sie dazu ermutigt, ihre Standards zu erhöhen und sich stärker an den gemeinsamen Zielen zu orientieren. Das Ergebnis ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, in der beide Seiten kontinuierlich an der Optimierung der Geschäftsprozesse arbeiten.
Zentrales Vertrags- und Dokumentenmanagement
Die SRM-Software bietet eine strukturierte und effiziente Möglichkeit, alle relevanten Vereinbarungen und Unterlagen im Zusammenhang mit Lieferantenbeziehungen zu verwalten. Dabei stellt sie sicher, dass alle Vertragsdokumente zentralisiert, leicht zugänglich und in einem transparenten System organisiert sind, sodass keine wichtigen Fristen oder Vereinbarungen übersehen werden. Durch die Automatisierung der Prozesse ist ein SRM-Tool in der Lage, rechtzeitig an bevorstehende Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen oder notwendige Anpassungen zu erinnern. Das verhindert Vertragslücken und sorgt dafür, dass Vertragsverhandlungen frühzeitig vorbereitet werden. Gleichzeitig wird durch die Echtzeit-Dokumentenverwaltung der administrative Aufwand verringert, da alle relevanten Dokumente – von Bestellungen und Lieferbedingungen bis hin zu Rechnungen und rechtlichen Vereinbarungen – an einem Ort gespeichert und jederzeit mit nur wenigen Klicks abrufbar sind. Ein weiterer Vorteil: Mit einer SRM-Softwarelösung haben beide Parteien jederzeit Zugriff auf die gleichen Informationen und reagieren schnell auf etwaige Unstimmigkeiten oder Änderungen, was auch der Compliance-Dokumentation zugute kommt. Dies erleichtert nicht nur die laufende Zusammenarbeit, sondern fördert auch die Transparenz, da alle Vereinbarungen klar und für alle Beteiligten nachvollziehbar und jederzeit einsehbar sind.
Verbesserte Kommunikation
In einer zunehmend vernetzten und dynamischen Geschäftswelt ist es wichtig, Informationen auszutauschen, um auf Veränderungen zeitnah zu reagieren und gemeinsam möglichst schnell Lösungen zu entwickeln. Traditionelle Kommunikationsmethoden wie E-Mails oder Telefonate sind oft langsam und können zu Verzögerungen führen – besonders wenn mehrere Menschen beteiligt sind oder komplexe Informationen ausgetauscht werden. Eine SRM-Software bietet hier eine Lösung durch schnelle und direkte Kommunikationskanäle, die speziell auf die Bedürfnisse der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lieferanten abgestimmt sind. Abhängig vom SRM-Tool gibt es beispielsweise Live-Chat-oder Messaging-Funktionen. Diese ermöglichen es, sofort auf Anfragen zu reagieren und schnelle Klärungen vorzunehmen. Egal, ob es sich um die Bestätigung einer Bestellung, die Klärung von technischen Details oder die Diskussion von Lieferverzögerungen handelt – die Kommunikation findet in Echtzeit statt und ist sofort für beide Parteien sichtbar. Das ist eine entscheidende Hilfe, um Fehler zu vermeiden, Missverständnisse zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.
Gemeinsame Planung
Mit einer geeigneten SRM-Softwarelösung gelingt die gemeinsame Planung von Lieferketten und Abläufen deutlich besser und einfacher. Anstatt isoliert zu arbeiten, werden Ziele, Erwartungen und Ressourcen miteinander abgestimmt, was zu einer weitaus effizienteren und flexibleren Lieferkette führt. Diese proaktive Zusammenarbeit schafft eine solide Grundlage für eine langfristige Geschäftsbeziehung und stärkt eine strategische Partnerschaft, die nicht nur auf kurzfristigen Transaktionen basiert, sondern auf gegenseitigem Vertrauen und dem Fokus auf den Erfolg beider Seiten.
Besonders wichtig: Indem Unternehmen und Lieferanten ihre Lieferpläne und Zeitrahmen frühzeitig miteinander teilen, kontinuierlich anpassen und aufeinander abstimmen, können Verzögerungen und Engpässe in der Lieferkette vermieden werden. Lieferanten können Produktionsspitzen besser managen, indem sie mit den Unternehmen frühzeitig kommunizieren und Lieferzeiten entsprechend der veränderten Bedarfsprognosen anpassen. Dies reduziert die Gefahr von verspäteten Lieferungen, die oftmals mit hohen Kosten und unzufriedenen Kunden verbunden sind.
Feedback und Entwicklungen
Ein entscheidender Bestandteil einer erfolgreichen Lieferantenbeziehung ist die Fähigkeit, sich ständig zu verbessern und weiterzuentwickeln. Ein SRM-System bietet dafür eine wertvolle Unterstützung, indem es den kontinuierlichen Dialog zwischen Unternehmen und Lieferanten erleichtert und eine strukturierte Möglichkeit schafft, Feedback zu sammeln und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Das kann beispielsweise durch umfassende Umfragen, bewertbare Leistungskennzahlen oder direktes Feedback von den Lieferanten und dem Einkaufsteam erfolgen. Dabei können nicht nur die klassischen Leistungsindikatoren wie Lieferpünktlichkeit, Produktqualität und Kosten bewertet werden, sondern auch weiche Faktoren wie Kommunikation oder Flexibilität. Dieser strukturierte Prozess stellt sicher, dass keine wichtigen Rückmeldungen verloren gehen und dass sowohl das Unternehmen als auch die Lieferanten klare Einblicke in ihre Performance und ihre Schwachstellen erhalten. So können Unternehmen schnell auf negative Trends reagieren und mit ihren Lieferanten gezielt an Lösungen arbeiten, anstatt in Missverständnissen oder Verzögerungen stecken zu bleiben. Durch diesen offenen Dialog können beide Seiten zusammen an Optimierungen arbeiten, die nicht nur die Performance steigern, sondern auch langfristig die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.
Es zeigt sich: Eine SRM-Software ist mehr als ein simples Tool, das die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen erleichtert. Sie ist ein strategischer Vorteil, der Unternehmen dabei hilft, eine enge Zusammenarbeit zu fördern, Transparenz zu schaffen und sich kontinuierlich zu verbessern. Dadurch wird die Partnerschaft zwischen Unternehmen und Lieferanten nicht nur effizienter, sondern auch langfristig nachhaltiger und innovativer. In einer zunehmend wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist SRM entscheidend, dass Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern und auf gemeinsame Ziele und strategische Partnerschaften setzen, um gemeinsam zu wachsen und erfolgreich zu bleiben – und eine geeignete Software unterstützt dabei, das Bestmögliche aus diesen Aspekten herauszuholen.
Ein besonderer Vorteil: SRM-Tools lassen sich häufig problemlos in bestehende Systeme, wie dem ERP, integrieren und mit weiteren Softwarelösungen verknüpfen.
Die Kosten für eine Software zum Lieferantenbeziehungsmanagement variieren je nach Unternehmensgröße, Funktionsumfang und individuellen Anforderungen und lassen sich deshalb für euch (zu diesem Zeitpunkt) nicht konkret bestimmen. Während kleinere Unternehmen bereits mit einer Basislösung starten, benötigen größere Betriebe oft eine maßgeschneiderte Software, die komplexe Lieferketten und internationale Partner abbildet. Dadurch schwanken die monatlichen Kosten durchschnittlich zwischen 500 und 50.000 Euro.
Entscheidend für die tatsächliche Investition sind unter anderem folgende Faktoren:
Größe und Struktur des Unternehmens Benötigte Funktionen Anzahl der Zugriffsrechte Supportleistungen Wartungen Integration in bestehende Systeme
Eine Orientierung zu den Lizenzkosten sowie dem initialen Aufwand der Einführung (inkl. den internen Projektkosten) liefert folgende Tabelle:
Die Kosten für eine SRM-Softwarelösung erscheinen auf den ersten Blick hoch. Durch ein praxisorientiertes Beispiel, lässt sich allerdings zeigen, dass die Investition sehr lohnenswert ist. Nehmen wir folgendes Szenario als Hilfe:
Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern verwaltet seine Lieferantenbeziehungen bisher manuell über Tabellen und E-Mail-Kommunikation. Dadurch entstehen lange Bearbeitungszeiten, mangelnde Transparenz und ineffiziente Bestellprozesse. Die Folge: Fehlerhafte Daten führen zu höheren Einkaufskosten und erschweren eine strategische Lieferantenbewertung.
Nach der Einführung einer SRM-Software für 5.000 € pro Monat (60.000 € pro Jahr) lassen sich durch optimierte Prozesse und automatisierte Workflows etwa 10 % der jährlichen Beschaffungskosten einsparen. Bei einem Einkaufsvolumen von 5 Millionen Euro entspricht das 500.000 € pro Jahr.
➡ Einsparpotenzial: 41.666 € pro Monat oder 500.000 € pro Jahr
➡ Kosten für die Software: 5.000 € pro Monat oder 60.000 € pro Jahr
➡ ROI ab dem 2. Jahr: Über 800 % – die Software refinanziert sich deutlich!
Natürlich ist diese Rechnung nur ein Beispiel, aber sie zeigt deutlich: Eine SRM-Software ist nicht nur ein Kostenfaktor, sondern eine strategische Investition. Ein gut implementiertes SRM-Tool verbessert die Einkaufsprozesse erheblich. Unternehmen können ihre Beschaffungskosten durch bessere Verhandlungspositionen, optimierte Lieferantenbeziehungen und automatisierte Prozesse signifikant senken. In vielen Fällen lassen sich die jährlichen Ausgaben für Lieferanten um rund zehn Prozent reduzieren.
Bei einem Einkaufsvolumen von fünf Millionen Euro entspricht dies einer Gesamtersparnis von 500.000 Euro pro Jahr. Zusätzlich sinkt der administrative Aufwand für das Beschaffungsmanagement, wodurch weitere Einsparungen im Personalbereich realisiert werden können.
Ein knappes Fazit: Der langfristige Nutzen einer SRM-Software übersteigt die Investition.
Unsere Empfehlung: Fülle unseren Match-Assistant aus, damit auch euer Unternehmen von den Vorteilen einer passenden SRM-Softwarelösug profitieren kann. Ihr erhaltet eine unverbindliche Budgeteinschätzung der Softwareanbieter, die am besten zu den Bedürfnissen eures Unternehmens passt.
Der Markt für SRM-Software im DACH-Raum ist dynamisch und umfasst sowohl große internationale Anbieter als auch mittelständische und spezialisierte Unternehmen. Es gibt etwa 50 bis 60 relevante Anbieter, die sich mit unterschiedlichen Lösungen für verschiedenste Branchen und Unternehmensgrößen befassen. Dadurch kann die Recherche nach dem richtigen Tool allerdings undurchsichtig und zeitaufwändig sein. Die gute Nachricht: Wir übernehmen das für dich!
Mit unserem Matching-Prozess bieten wir eine strukturierte und effektive Methode, um die richtige SRM-Softwarelösung für euch zu finden. Ihr spart dadurch wertvolle Zeit und hohen Rechercheaufwand. Dabei greifen wir auf die Erfahrung aus über 500 Matchings für Mittelständler und Konzerne und unsere einzigartige Datenbank zu, die die relevantesten SRM-Tools für den deutschsprachigen Raum enthält. Diese haben wir anhand von harten und weichen Kriterien – wie Funktionen, Schnittstellen, Branchenkompetenzen, Preisen und vielem mehr – bewertet und können sie mit den Bedürfnissen eures Unternehmens vergleichen. Ihr erhaltet im Anschluss eine individuelle Shortlist mit den drei SRM-Softwareanbietern, die am besten zu euch passen.
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Anbieter im Matching: 29
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Was es bei einer geeigneten SRM-Softwarelösung zu beachten gibt, haben wir dir in diesem Artikel ausführlich erläutert. Die Recherche der Anbieteroptionen und der Auswahlprozess sind durchaus komplex und langwierig.
Den strukturierten Matching-Prozess, den ihr mit uns geht, haben wir bereits für viele Unternehmen (Mittelständler und Konzerne) erfolgreich durchgeführt und kennen damit quasi jede Konstellation bei der Suche nach passenden Toolanbietern. Aufgrund der großen Zahl bereits erfolgter Matchings ist unsere Datengrundlage einzigartig.
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Der Auswahlprozess basiert auf einem effizienten Zusammenspiel aus Daten, Algorithmen und einer ordentlichen Portion persönlicher Kompetenz. Kein Matchboard wird freigegeben, ohne dass einer unserer Expert:innen eigenen Input hinzufügt hat.
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René Kühn ist der Gründer und Geschäftsführer bei Matchilla. Auf der Matching- und Procurement-Plattform konnte er mit seinem Team eine der besten Marktübersichten für GRC, ESG, und QM-Dienstleister aufbauen.
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